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Règlement subventions aux associations

 

 

Pour les demandes de subside et selon les modalités reprises dans le règlement : télécharger le formulaire

 

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Réglement sur les subventions accordées aux associations sportives

 

13.20 Subventions aux associations sportives

 

Subventions aux associations sportives  

 

Date de 1ère adoption

22/05/2014

Date de 1ère publication

13/06/2014

Date d'échéance

 

Date d'adoption (modifications)

Date de publication (modifications)

 

 


Chapitre 1 : Dispositions générales


Art. 1

Dans ce règlement, il faut entendre par :



  1. association sportive : une association de membres à caractère ouvert promouvant de façon non lucrative l'éducation physique, le sport, les activités en plein air ou les loisirs sportifs;

  2. année fonctionnelle : pour les ASBL : année comptable, pour les associations de fait : saison sportive.


L'année d'attribution de la subvention par le Collège détermine l'année du début de l'exercice comptable ou l'année du début de la saison sportive.


Art. 2

Dans les limites des crédits budgétaires et en application des conditions établies par le présent règlement, le Collège octroie des subventions aux associations visées prévues au présent règlement.


Chapitre 2 : Reconnaissance


Art. 3

§ 1 La reconnaissance des associations aux subventions prévues par le règlement se fait sur base d'un dossier de demande. Elles répondent aux conditions suivantes :



  • développer pendant l'année fonctionnelle écoulée (définition : voir article 1) des activités telles que décrites dans l'article 1 a);

  • avoir son siège social sur le territoire de la commune et/ou pratiquer leurs activités sportives dans les installations situées sur le territoire de la commune, sauf si celles-ci n'existent pas ou n'ont pu être mises à leur disposition;

  • ne pas avoir de but lucratif,

  • disposer d'un comité composés d'au moins trois membres, dont un président, un secrétaire et un trésorier;

  • être affiliées à une fédération reconnue par l'Administration des Sports compétente (Adeps) ou le Comité Olympique.


Le Collège peut accorder aux associations sportives des dérogations sur base d'une demande motivée.


§ 2 Le Département de l'Education et des Loisirs - service des Sports de la Ville envoie aux associations le formulaire de demande de subvention tel qu'il figure en annexe du présent règlement permettant de vérifier les conditions définies au § 1.


Art. 4

Une association sportive débutante peut être reconnue, même si elle ne répond pas aux conditions de l'article 3. Néanmoins, elle doit introduire un dossier de départ avec une proposition de programme et un budget.


Chapitre 3 : Dossier de demande de subside


Art. 5

Pour solliciter des subventions, l'association sportive est tenue de remplir le formulaire de demande visé à l'article 3 dûment complété. Celui-ci est disponible à l'adresse : www.ville.namur.be/sports.


Y sont joints les documents suivants :



  • la liste des membres (de l'année fonctionnelle écoulée) avec leur code postal + localité, leur date de naissance et le numéro de licence (les données seront sous couvert de la loi sur la protection de la vie privée et ne pourront servir qu'au seul contrôle lié au présent règlement),

  • les copies des diplômes ou des brevets des membres affiliés au club (initiateur, aide moniteur, moniteur, entraîneur),

  • le relevé des charges locatives des équipes de jeunes de moins de 18 ans lors d'entraînement se déroulant dans une infrastructure non communale pour autant que le tarif horaire soit supérieur de 30 % au tarif appliqué dans les infrastructures communales (nombre d'heures par équipe et total) ainsi que le tarif horaire,

  • l'attestation d'affiliation à une fédération sportive reconnue par l'Administration des Sports compétente (Adeps) ou le Comité Olympique,

  • la copie de la facture de l'assurance en responsabilité civile et accidents corporels contractée au nom de l'association au profit de l'ensemble de ses membres, couvrant l'année fonctionnelle en cours et accompagnée de la preuve de son paiement. Dans le cas où cette assurance est souscrite par la fédération, cela sera indiqué sur le formulaire (case à cocher).


De plus, les associations fournissent les documents financiers suivants :



  • pour les ASBL, l'état des recettes et des dépenses et ses annexes (état du patrimoine) ou les bilan, compte de résultats de l'année fonctionnelle précédant la date d'introduction du dossier de subvention établis sur les documents réglementaires tels que définis par les dispositions légales relatives aux ASBL (Etat des recettes et des dépenses et annexes : Arrêté royal du 26 juin 2003 - Bilan et compte de résultats : Arrêté royal du 19 décembre 2003), approuvés en Assemblée générale ainsi qu'un budget de l'année fonctionnelle en cours;

  • pour les associations de fait, le compte des recettes et des dépenses de l'année fonctionnelle précédant la date d'introduction du dossier de subvention ou, à défaut, l'entièreté du journal des opérations ainsi qu'une situation financière de l'association ainsi qu'un budget de l'année fonctionnelle en cours;

  • une copie du dernier extrait de compte financier de l'année fonctionnelle (obligatoire : utile pour vérifier l'exactitude des comptes présentés) précédente où apparaissent clairement la dénomination du club sportif et le solde du compte bancaire au dernier jour de l'année fonctionnelle.


Toutes les associations indiquent sur le formulaire la date du dernier changement des statuts, règlement d'ordre intérieur et / ou composition du Conseil d'administration. De plus, les ASBL indiquent également la date de la dernière publication aux annexes du Moniteur belge.


Lors de l'introduction d'une première demande de subside, l'association fournit :



  • pour les ASBL, les statuts publiés en application de la loi du 27 juin 1931 tel que modifiée par la loi du 02 mai 2002 relative aux ASBL, accompagnés du règlement d'ordre intérieur (si existant) et de la composition du Conseil d'administration à la date de la demande de subvention,

  • pour les associations de fait, les statuts (si existant) et le règlement d'ordre intérieur (si existant),

  • la charte sportive dûment signée par tous les membres du Conseil d'administration.


Art. 6

Les membres du Conseil d'administration renseignés comme tels dans le formulaire de demande sont ceux repris dans la composition du Conseil d'administration publiée aux annexes du Moiteur belge et sous la forme prévue par l'article 9 de la loi du 02 mai 2002 relative aux associations sans but lucratif (nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance).


Art. 7

Le formulaire de demande et ses annexes tels que prévus à l'article 5 ainsi que toutes pièces justificatives et renseignements estimés nécessaires par le club pour le calcul de la subvention et / ou pour l'examen des documents financiers doivent être transmis au Département de l'Education et des Loisirs - Service des Sports - au plus tard pour le 15 août.


Art. 8

Si des données incorrectes ont été fournies ou si l'association fait preuve de comportement peu sportif ou ne respecte pas les prescriptions communales, le Collège des Bourgmestre et Echevins peut réclamer la restitution complète ou partielle de la subvention allouée et exclure l'association temporairement ou définitivement de toute reconnaissance et subvention.


Chapitre 4 : Calcul de la subvention


Art. 9

Dans les limites des crédits budgétaires, le Collège communal alloue aux associations sportives reconnues une subvention, qui se compose :



  • d'une subvention de base forfaitaire et

  • d'une subvention d'activités liées au dossier de demande décrit à l'article 5;


Le Collège peut fixer des subventions forfaitaires pour des associations ou catégories d'associations présentant un caractère particulier.


Les subventions visées au présent règlement ne peuvent se cumuler sur un même exercice budgétaire avec des subsides de fonctionnement déjà reçus par ailleurs.


Art. 10

Toutes les pièces justificatives et renseignements demandés qui sont estimés nécessaires pour le calcul de la subvention et / ou pour l'examen des ressources doivent être fournis au service des Sports en même temps que la demande de subvention.


Le montant de la subvention d'activités est calculé à partir du crédit budgétaire global diminué des subventions de démarrage et des subventions forfaitaires.


a) La subvention d'activités est calculée sur base des éléments fournis par les associations relatifs à l'année fonctionnelle précédant l'année de l'introduction de la demande et sera justifiée sur l'année fonctionnelle de l'octroi de la subvention.


La subvention d'activités de l'association est calculée sur base d'un système de points dont les critères sont :



  • les membres pratiquants de l'association habitant Namur de moins de 18 ans,

  • les membres pratiquants de l'association habitant Namur de plus de 55 ans

  • les membres pratiquants de l'association habitant Namur,

  • les titres et expériences des membres de l'encadrement technique des membres de l'association sportive et leur participation à des formations reconnues par la Communauté française ou par leur fédération sportive et d'après les modalités ci-après :

  • Cadre sportif :


    • niveau 1 (initiateur) : coefficient de calcul : 1

    • niveau 2 (aide moniteur) : coefficient de calcul : 2

    • niveau 3 (moniteur) : coefficient de calcul : 3

    • niveau 4 (entraîneur) : coefficient de calcul : 4


  • les titres des membres de l'encadrement technique non explicitement visés ci-dessus feront l'objet d'une assimilation circonstanciée aux niveaux susmentionnés, sur proposition du service des Sports;

  • les charges locatives des équipes de jeunes jusqu'à 18 ans dont les montants horaires dépassent de 30 % ceux appliqués dans les infrastructures communales (tarif appliqué pour les jeunes de moins de 18 ans lors d'entraînement) : 1 point par tranche de 10 heures;

  • l'établissement du siège social sur le territoire de Namur;

  • les activités sportives visant à développer un projet sportif à destination de personnes handicapées.


L'octroi des points s'opère sur base de la grille figurant au dossier.


b) La subvention d'activités est calculée sur base d'un système de points de la manière suivante :



  • pour chaque association, le nombre de points est calculé sur base de son dossier,

  • les points obtenus pour toutes les associations sont additionnés, le montant tel que défini à l'alinéa 1er est divisé par le nombre de points ainsi obtenus,

  • la subvention d'activités de chaque association sportive est calculée en multipliant ce quotient par le nombre de points octroyés à chacune de celles-ci.


Chapitre 5 : Paiement de la subvention


Art. 11

La subvention est liquidée par virement sur un compte financier ouvert au nom de l'association sportive.


Au cas où le(s) compte(s) financier(s) n'est (ne sont) pas ouvert(s) au nom de l'association mais au nom d'un ou plusieurs de ses membres, celle-ci adresse à la Ville (Département de Gestion financière) une déclaration de créance autorisant la Ville à verser le montant de la subvention sur le compte bancaire ouvert au nom du (des) titulaire(s) du compte. L'association indique également les noms, prénoms, adresse, lieu et date de naissance et fonction du (des) mandataire(s) du compte.


Chapitre 6 : Pièces justificatives


Art. 12

Les articles L 3331-1 à 8 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation ( Décret du 31 janvier 2013 (MB du 14 février 2013) et circulaire du 30 mai 2013 (MB du 29 août 2013)) relatifs à l'octroi et au contrôle de l'octroi et de l'utilisation de certaines subventions étant de complète application, des pièces justificatives sont demandées comme défini ci-après.


Pour les associations ayant obtenu une subvention inférieure à 2.500,00 euros, aucune pièce justificative n'est demandée.


Toutefois, un contrôle ponctuel peut être réalisé.


Pour les associations ayant obtenu une subvention entre 2.500,00 euros et 9.999,99 euros, copie des factures (toutes les pages) justifiant l'utilisation de cette subvention est demandée. Ces justificatifs doivent concerner le fonctionnement du club. Ils sont composés de copies de factures adressées à l'association et notamment de locations de salle (en l'absence de facture spécifique : copie du contrat et preuve de paiement), d'électricité, d'eau, de gaz, d'assurances, de vêtements sportifs, d'entretien d'installations sportives, d'achats d'équipements spécifiques utilisables dans un court laps de temps (est donc exclu l'achat de matériel d 'une durée de vie supérieure à un an), de cotisations et assimilées, de formation de l'encadrement sportif,... (liste non limitative).


Les tickets de caisse, remboursement de frais divers... non libellés ou adressés à l'association sportive doivent obligatoirement être accompagnés d'une note de frais dûment signée par la personne ayant effectué la dépense au nom de l'association, ainsi que de la preuve du remboursement de cette dépense.


Pour les associations tenant une comptabilité en double, seuls les frais couvrant le prorata de l'année fonctionnelle sont pris en compte.


Toutes les factures transmises le sont dans leur intégralité et mentionnent clairement la dénomination du club.


Pour les associations ayant obtenu une subvention supérieure à 10.000,00 euros, les états de recettes et de dépenses et annexes (dont un état du patrimoine) ou bilan, compte de résultats, selon le cas, et le budget de l'année fonctionnelle suivante sont demandés.


Art. 13

Les pièces justificatives visées à l'article précédent sont transmises exclusivement au Département de Gestion financière (D.G.F.) - cellule "Entités consolidées", par courrier ou e-mail(tutelle@ville.namur.be) dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant la fin de l'année fonctionnelle ou dans le délai fixé par le courrier de notification de l'octroi de la subvention.


Le subside n'est donc considéré comme justifié qu'à partir de la réception des justificatifs par le D.G.F.


Le non-respect du délai précité peut entraîner, sans qu'il ne soit nécessaire d'adresser un rappel, le remboursement de la subvention ainsi non justifiée.


Chapitre 7 : Disposition ponctuelle


Art. 14

La charte sportive est signée par les membres du Conseil d'administration existant et accompagne la demande de subvention pour l'année 2014 et à chaque changement de législature communale.


L'association s'engage à remettre une copie de cette charte signée à chacun de ses membres dès leur affiliation.


Chapitre 8 : Dispositions finales


Art. 15

Chaque club subventionné met en évidence auprès des médias le soutien de la Ville et intégrera dans ses courriers, invitations, affiches et publications,... et lors de ses activités sportives, le logo de la Ville et la mention "avec le soutien de la Ville de Namur".


Le logo peut être obtenu sur demande auprès du Département des Services d'Appui - cellule Reprographie (Tél. : 081/246.267 - repro@repro-namur.be).

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Pour les associations visées à l'article 4, seule une subvention de démarrage d'un montant maximal de 250,00 euros est octroyée par le Collège.


Le Collège peut fixer des subventions forfaitaires pour des associations ou catégories d'associations présentant un caractère particulier.


Les subventions visées au présent règlement ne peuvent se cumuler sur un même exercice budgétaire avec des subsides de fonctionnement déjà reçus par ailleurs.


Art. 10

Toutes les pièces justificatives et renseignements demandés qui sont estimés nécessaires pour le calcul de la subvention et / ou pour l'examen des ressources doivent être fournis au service des Sports en même temps que la demande de subvention.


Le montant de la subvention d'activités est calculé à partir du crédit budgétaire global diminué des subventions de démarrage et des subventions forfaitaires.


a) La subvention d'activités est calculée sur base des éléments fournis par les associations relatifs à l'année fonctionnelle précédant l'année de l'introduction de la demande et sera justifiée sur l'année fonctionnelle de l'octroi de la subvention.


La subvention d'activités de l'association est calculée sur base d'un système de points dont les critères sont :



  • les membres pratiquants de l'association habitant Namur de moins de 18 ans,

  • les membres pratiquants de l'association habitant Namur de plus de 55 ans

  • les membres pratiquants de l'association habitant Namur,

  • les titres et expériences des membres de l'encadrement technique des membres de l'association sportive et leur participation à des formations reconnues par la Communauté française ou par leur fédération sportive et d'après les modalités ci-après :

  • Cadre sportif :


    • niveau 1 (initiateur) : coefficient de calcul : 1

    • niveau 2 (aide moniteur) : coefficient de calcul : 2

    • niveau 3 (moniteur) : coefficient de calcul : 3

    • niveau 4 (entraîneur) : coefficient de calcul : 4


  • les titres des membres de l'encadrement technique non explicitement visés ci-dessus feront l'objet d'une assimilation circonstanciée aux niveaux susmentionnés, sur proposition du service des Sports;

  • les charges locatives des équipes de jeunes jusqu'à 18 ans dont les montants horaires dépassent de 30 % ceux appliqués dans les infrastructures communales (tarif appliqué pour les jeunes de moins de 18 ans lors d'entraînement) : 1 point par tranche de 10 heures;

  • l'établissement du siège social sur le territoire de Namur;

  • les activités sportives visant à développer un projet sportif à destination de personnes handicapées.


L'octroi des points s'opère sur base de la grille figurant au dossier.


b) La subvention d'activités est calculée sur base d'un système de points de la manière suivante :



  • pour chaque association, le nombre de points est calculé sur base de son dossier,

  • les points obtenus pour toutes les associations sont additionnés, le montant tel que défini à l'alinéa 1er est divisé par le nombre de points ainsi obtenus,

  • la subvention d'activités de chaque association sportive est calculée en multipliant ce quotient par le nombre de points octroyés à chacune de celles-ci.


Chapitre 5 : Paiement de la subvention


Art. 11

La subvention est liquidée par virement sur un compte financier ouvert au nom de l'association sportive.


Au cas où le(s) compte(s) financier(s) n'est (ne sont) pas ouvert(s) au nom de l'association mais au nom d'un ou plusieurs de ses membres, celle-ci adresse à la Ville (Département de Gestion financière) une déclaration de créance autorisant la Ville à verser le montant de la subvention sur le compte bancaire ouvert au nom du (des) titulaire(s) du compte. L'association indique également les noms, prénoms, adresse, lieu et date de naissance et fonction du (des) mandataire(s) du compte.


Chapitre 6 : Pièces justificatives


Art. 12

Les articles L 3331-1 à 8 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation ( Décret du 31 janvier 2013 (MB du 14 février 2013) et circulaire du 30 mai 2013 (MB du 29 août 2013)) relatifs à l'octroi et au contrôle de l'octroi et de l'utilisation de certaines subventions étant de complète application, des pièces justificatives sont demandées comme défini ci-après.


Pour les associations ayant obtenu une subvention inférieure à 2.500,00 euros, aucune pièce justificative n'est demandée.


Toutefois, un contrôle ponctuel peut être réalisé.


Pour les associations ayant obtenu une subvention entre 2.500,00 euros et 9.999,99 euros, copie des factures (toutes les pages) justifiant l'utilisation de cette subvention est demandée. Ces justificatifs doivent concerner le fonctionnement du club. Ils sont composés de copies de factures adressées à l'association et notamment de locations de salle (en l'absence de facture spécifique : copie du contrat et preuve de paiement), d'électricité, d'eau, de gaz, d'assurances, de vêtements sportifs, d'entretien d'installations sportives, d'achats d'équipements spécifiques utilisables dans un court laps de temps (est donc exclu l'achat de matériel d 'une durée de vie supérieure à un an), de cotisations et assimilées, de formation de l'encadrement sportif,... (liste non limitative).


Les tickets de caisse, remboursement de frais divers... non libellés ou adressés à l'association sportive doivent obligatoirement être accompagnés d'une note de frais dûment signée par la personne ayant effectué la dépense au nom de l'association, ainsi que de la preuve du remboursement de cette dépense.


Pour les associations tenant une comptabilité en double, seuls les frais couvrant le prorata de l'année fonctionnelle sont pris en compte.


Toutes les factures transmises le sont dans leur intégralité et mentionnent clairement la dénomination du club.


Pour les associations ayant obtenu une subvention supérieure à 10.000,00 euros, les états de recettes et de dépenses et annexes (dont un état du patrimoine) ou bilan, compte de résultats, selon le cas, et le budget de l'année fonctionnelle suivante sont demandés.


Art. 13

Les pièces justificatives visées à l'article précédent sont transmises exclusivement au Département de Gestion financière (D.G.F.) - cellule "Entités consolidées", par courrier ou e-mail(tutelle@ville.namur.be) dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant la fin de l'année fonctionnelle ou dans le délai fixé par le courrier de notification de l'octroi de la subvention.


Le subside n'est donc considéré comme justifié qu'à partir de la réception des justificatifs par le D.G.F.


Le non-respect du délai précité peut entraîner, sans qu'il ne soit nécessaire d'adresser un rappel, le remboursement de la subvention ainsi non justifiée.


Chapitre 7 : Disposition ponctuelle


Art. 14

La charte sportive est signée par les membres du Conseil d'administration existant et accompagne la demande de subvention pour l'année 2014 et à chaque changement de législature communale.


L'association s'engage à remettre une copie de cette charte signée à chacun de ses membres dès leur affiliation.


Chapitre 8 : Dispositions finales


Art. 15

Chaque club subventionné met en évidence auprès des médias le soutien de la Ville et intégrera dans ses courriers, invitations, affiches et publications,... et lors de ses activités sportives, le logo de la Ville et la mention "avec le soutien de la Ville de Namur".


Le logo peut être obtenu sur demande auprès du Département des Services d'Appui - cellule Reprographie (Tél. : 081/246.267 - repro@repro-namur.be).


Art. 16

Le présent règlement est de stricte application.


Art. 17

Le présent règlement abroge le règlement du Conseil communal du 25 juin 2007 portant sur le même objet.

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